IMPLEMENTASI MANAJEMEN ARSIP SURAT DI BADAN PENDAPATAN DAERAH KOTA MALANG

Abstract

Surat menyurat memainkan peran penting dalam manajemen administrasi organisasi dan perusahaan. BAPENDA Kota Malang, di bawah naungan Walikota, bertugas mengelola pendapatan daerah dan pajak, serta menjalankan fungsi penunjang pemerintahan di bidang keuangan. Rekaman aktivitas atau peristiwa yang disebut arsip harus dikelola secara efektif sesuai dengan peraturan yang berlaku. Manajemen kearsipan melibatkan proses menerima, mengumpulkan, mengatur, mengendalikan, memlihara, dan menyimpan berkas secara sistematis untuk memastikan kemudahan akses dan penemuan kembali saat dibutuhkan. Studi ini meneliti manajemen arsip baik surat masuk dan keluar di BAPENDA Kota Malang yang menggunakan Sistem Nomor (Numerical Filing System). Peneliti menggunakan metode kualitatif, dengan cara mengumpulkan data melalui wawancara dan observasi ke staf tata usaha serta bidang-bidang terkait. Hasil penelitian menunjukkan bahwa meskipun sistem numerik membantu menyusun surat secara terstruktur, masih terdapat beberapa kekurangan seperti kesulitan dalam pencarian surat akibat pencatatan manual di buku agenda, risiko kehilangan atau kerusakan berkas hardcopy, dan ketidaklengkapan penulisan tanggal surat. Penelitian ini menyarankan perbaikan dalam sistem pengarsipan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kehilangan data, sehingga mendukung kelancaran operasional administrasi di BAPENDA Kota Malang.